Nedeljni plan, na papiru
U proteklih godinu dana sam razvio jednostavan sistem za nedeljno planiranje. Razlog zašto sam počeo u svesci da crtam nedeljne tabele je uglavnom bio taj da mi na očima budu bitne stvari koje su inače rasute na više mesta - sastanci i bitni alati u kalendaru, bitne stvari za uraditi u svesci, posetnici vezani za posao u alatu za upravljenje projektima itd. Prvi korak ka unapređenju skoro svakog posla i procesa je bolja vizualizacija istog. Ovaj princip važi i van posla i može se primeniti i za ličnu organizaciju.
Drugi razlog je bio pokušaj da napravim novi ritual planiranja nedelje, dalje od računara i telefona kao ogromnih izvora ometanja. Ideja je da bar jednom nedeljno odvojim pola sata da nacrtam tabelu, pogledam prethodnu i vidim šta treba da se prenese, šta da briše, a šta “parkira” za neki bolji trenutak, da pogledam listu bitnih datuma i rođendana itd. U svakodnevnici obeleženoj stalnom žurbom, jedna od najboljih stvari koju sebi možete priuštiti je prilika da se uspori i razmisli.
Crtanje tabele
Počnem tako što praznu stranicu izdelim na 6 delova horizontalno:
Ti redovi su dnevni redovi, za svaki radni dan po jedan red, plus jedan red za vikend. Posle toga izdelim sve redne dane na tri približno jednake kolone, plus jednu usku kolonu gde upisujem dan za koji je red:
Prva kolona je za sastanke. Tu za svaki dan upišem šta imam od unapred dogovorenih obaveza.
Druga kolona je za prioritete, stvari koje bi trebalo da budu urađene tog dana. Nisu ni sve prioritetne stvari iste. Najvažnija stvar, bez koje bi se moglo reći da je dan “propao” ide u ćeliju na vrhu:
Nekada je to nešto što mora da se desi (npr, overa ugovora ili put), nekada je neki bitan dogovor ili odluka koju tog dana treba da rešim, nekada je puštanje nove mogućnosti korisnicima itd. Ukratko, tu ide stvar do koje se dolazi odgovorom neko od ovih pitanja:
“Šta mora da se desi ovog dana i ne može da se pomera?” ili
“Da mogu da uradim samo jednu jedinu stvar ovog dana, koja bi to stvar bila?”
Treća kolona je za opcione stvari, stvari koje bih voleo da uradim tog dana, ali za koje mi je OK da se ne dese.
Označavanje statusa
Ispred svakog zadatka u drogoj i trećoj koloni stavim tačku. U zavisnosti od toga kako se stvar odmota, preko tačke nacrtam:
X ako je zadatak rešen,
> ukoliko je zadatak pomeren,
Ukoliko sam odlučio da nešto ne uradim ni tog dana, niti nekog konkretnog dana u budućnosti, precrtam ga. Ovo sam video negde na internetu i pokazalo mi se puno jednostavnijim i preglednijim jer ne pravi lom kao križanje.
Vikend
Iz tabele se vidi da vikend ima malo drugačiji “tretman” u odnosu na radne dane. Sastanke nikada nemam vikendom, a gledam i da za dane vikenda bude što manje zadataka koje treba uraditi, tj. da dani vikenda budu što čistiji. Taj prostor koristim više za stvari koje natenane mogu da uradim.
Pošto tabele ne crtam unapred, već vikendom za sledeću nedelju, vikend deo takođe često posluži i kao “parking” za stvari koje treba da prepišem u sledeću nedelju kada je iscrtam.
To je to. Evo ga ceo sistem u jednoj slici:
Zaključak i beleške
Par beleški za kraj:
Što prostoji sistem, to bolje. Jednostavnost pomaže da se sistem “primi”, tj. da se koristi jer pomaže bez osećanja da se vuče dodatni teret,
Tabela treba da bude pri ruci i laka “za poneti”. Svesku ne ostavaljam kod kuće, već je uvek nosim u torbi,
Sistem nema nikakve posebne zahteve u pogledu “alata“ - formata, tipa sveske, olovaka itd. Potpuno je u redu voleti takve stvari (ja obožavam Moleskine XL notebook), ali one ne bi trebale da stoje na putu razvoja prostog sistema koji će se primiti,
Ovo što je gore opisan nije nikakvo pravilo, već nešto što se kroz par promena prilagodilo mom načinu razmišljanja i rada. Drugačiji sistem je skroz OK, dokle god radi posao osobi koja ga koristi,
Vrlo je teško puno planirati unapred na ovom nivou zadataka, tako je preporuka da se tabela crta od nedelje do nedelje. Ja obično sledeću nedelju crtam tek u subotu ili nedelju, a stvari za nju “parkiram” u vikend.
Hvala za izdvojeno vreme i što ste izgurali dovde. Sada imam opisanu tačku u vremenu na koju mogu da se vraćam. U odnosu na nju mogu da opišem kako se stvari budu menjale u budućnosti.
